ใส่วันหยุดให้ปฏิทิน ด้วย Conditional
Formatting
ปกติเมื่อเราต้องการจะจัดรูปแบบให้ cell ใดๆใน Excel
สามารถทำได้โดยเลือก cell แล้วเลือกเมนู Format หรือคลิ๊กขวาแล้วเลือกเมนูลัด
Format Cells หรือกด shortcut ด้วยการกดปุ่ม
Ctrl+1 (กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้และกดปุ่มเลข 1) เรียกว่าเป็น
fixed format แต่ถ้าเราต้องการจะจัดรูปแบบ cells โดยให้รูปแบบของ
cell นั้นๆไม่คงที่ คือเปลี่ยนรูปแบบไปตามเงื่อนไขใดๆที่ต้องการ เช่น
ในกรณีนี้ เราต้องการให้ cell วันที่เป็นวันหยุดพิเศษหรือวันหยุดนักขัตฤกษ์
มีสีพื้นเป็นสีอื่น (เช่น ส้ม) เราต้องใช้คุณสมบัติใน Excel ที่เรียกว่า Conditional
Formatting หรือการจัดรูปแบบ แบบมีเงื่อนไข
จากตัวอย่างปฏิทินที่เราสร้างขึ้นในตอนที่แล้ว ให้เราเปิด sheet ที่ 2 ขึ้นมา
แล้วใส่วันหยุดประจำปีลงไป สมมติว่าวันหยุดประจำปีมีดังในรูป
เพื่อให้สะดวกต่อการใช้งาน เราจะทำการตั้งชื่อ range หรือช่วงของ cell ที่เก็บข้อมูลวันหยุดนี้ไว้
โดยให้ทำการเลือกช่วง cell ตั้งแต่ A1 ถึง B21 แล้วเลือกเมนู
FORMULAS-> Define Name ดังในรูป
จะปรากฏหน้าต่างขึ้นมาให้ทำการตั้งชื่อตรงช่อง Name: เป็น Holidays ตามในรูป
กลับมาที่ Sheet1 ทำการเลือก cell ตั้งแต่ B4:H9 แล้วเลือกเมนู
HOME -> Conditional Formatting -> Manage Rules ตามในรูป
จะปรากฏหน้าต่าง Conditional Formatting Rules Manager ขึ้นมาดังในรูป
ทำการเลือก New Rule เพื่อสร้างเงื่อนไขใหม่
เลือก Use a formula to determine which cells to format และตรงช่องที่ให้ใส่สูตรให้พิมพ์สูตรดังนี้
=VLOOKUP(B4,HOLIDAYS,1,0)
เสร็จแล้วคลิ๊กที่ปุ่ม Format เพื่อเลือกจัดรูปแบบ
cell ตามต้องการ เช่นใส่สีพื้นเป็นสีส้ม ตัวอักษรสีน้ำเงิน เสร็จแล้วคลิ๊ก
OK ออกไปทีละขั้นจะได้ผลลัพธ์ของปฏิทินดังในรูป
ลองเปลี่ยนเดือนเป็นเดือนอื่นๆดู
จะเห็นว่าวันที่เป็นวันหยุดพิเศษในเดือนนั้นจะเปลี่ยนสีตามไปดังรูป
อธิบายสูตร
Conditional Formatting เป็นเครื่องมือตัวหนึ่งใน Excel ที่เราสามารถนำมาประยุกต์ใช้งานใน
2 ลักษณะใหญ่ๆคือ
1. เมื่อเราต้องการจัดรูปแบบ
cell ใด cell หนึ่งให้มีลักษณะต่างๆกันไป ขึ้นอยู่กับค่าปัจจุบันใน cell นั้น
2. เมื่อเราต้องการจัดรูปแบบ
cell ใน range ให้มีลักษณะแตกต่างจาก cell อื่นๆ
ขึ้นอยู่กับค่าใน cell นั้นๆ เช่นในกรณีนี้ เป็นต้น
การจัดรูปแบบแบบมีเงื่อนไข หรือ Conditional Formatting จะเห็นว่าเมื่อเราคลิ๊กที่เมนูนี้
จะมีตัวเลือกต่างๆคือ
-
Format all cells based on their values
-
Format only cells that contain
-
Format only top or bottom ranked values
-
Format only values that are above or below average
-
Format only unique or duplicate values
-
Use a formula to determine which cells to format
เมื่อเลือกวิธีการจัดรูปแบบแต่ละอย่าง
ก็จะมีตัวเลือกให้ใส่แตกต่างกันไป 5 อันแรกความหมายก็ตรงตัวของมัน
คือ จัดรูปแบบ cell ตามค่าของมัน, จัดรูปแบบเฉพาะ cell ที่มีค่าตรงกับที่กำหนด
หรือจัดรูปแบบตามลำดับสูงสุดหรือต่ำสุด เป็นต้น แต่วิธีการที่ค่อนข้างยืดหยุ่น
ประยุกต์ใช้ได้หลายๆกรณี คือวิธีสุดท้าย คือใช้สูตรเป็นตัวกำหนด ว่า cell ใดที่จะถูกจัดรูปแบบที่ต้องการ
อย่างกรณีนี้เราเลือก format cell แบบมีเงื่อนไข
โดยใช้สูตรว่า
=VLOOKUP(B4, Holidays, 1, 0)
อันนี้หมายความว่า ถ้าผลลัพธ์จากสูตรนี้เป็นจริง ก็จะทำการจัดรูปแบบตามที่
set ไว้ แต่ถ้าผลลัพธ์จากสูตรนี้เป็นเท็จ ก็จะไม่ทำการจัดรูปแบบตามที่ set ไว้
ทีนี้ เราอาศัยหลักที่ว่า ถ้า VLOOKUP หาพบว่าวันที่ใน
B4 มีอยู่ใน Holidays ด้วย ก็จะได้ค่าเป็นวันที่นั้น
ถ้าไม่พบจะมีค่าเป็น #N/A เนื่องจาก Excel มองว่าค่าตัวเลข
1 หรือมากกว่า คือค่า TRUE ซึ่งวันที่ใดๆจะมีค่าเป็นเลขจำนวนเต็มที่มากกว่า
1 อยู่แล้ว จึงเท่ากับว่าถ้า VLOOKUP หาค่าวันที่พบใน
Holidays ก็จะทำการจัดรูปแบบ cell นั้นตามที่กำหนดไว้
สังเกตว่าเราเลือกช่วง cell ตั้งแต่ B4 ถึง H9 แต่ในสูตรเราใส่เฉพาะ B4 และใช้รูปแบบการอ้างถึง B4 ในรูปแบบ relative
หมายความว่าสำหรับ cell อื่นๆ เช่น C4 Excel ก็จะทำการอ้างถึง cell C4 ในสูตรแทน เป็น VLOOKUP(C4, Holidays, 1, 0) และ cell อื่นๆก็เช่นกัน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น